Tips en Adviezen in 2003 t/m 2006

Vergoed de extraterritoriale kosten van uw werknemers

Heeft u een of meer van uw werknemers tijdelijk naar het buitenland uitgezonden? Of omgekeerd, heeft u tijdelijk een of meer werknemers vanuit het buitenland in Nederland voor u aan het werk? Zo ja, dan kunt u die werknemers een forse onbelaste vergoeding geven voor hun extraterritoriale kosten, zeg maar de kosten die samenhangen met de tijdelijke verplaatsing van huis en haard van het ene naar het andere land. Uiteraard kunt u als werkgever die onbelaste kostenvergoeding "meenemen" bij de vaststelling van het belastbare loon. U profiteert er zo beiden van: de werknemer krijgt een onbelaste kostenvergoeding en u, als werkgever, bent minder loon kwijt.

Extraterritoriale kosten
Extraterritoriale kosten zijn de extra kosten die een werknemer maakt vanwege het tijdelijke verblijf buiten zijn land van herkomst. Als de werknemer zijn werkzaamheden tijdelijk buiten het land van herkomst verricht, kan de werkgever deze kosten onbelast vergoeden.
Als extraterritoriale kosten gelden in ieder geval de volgende kosten:

• extra uitgaven voor levensonderhoud indien het prijspeil van de uitgaven voor levensonderhoud in het werkland hoger is dan in het land van herkomst (cost of living allowance);
• de kosten van een kennismakingsreis, veelal met het gezin, naar het werkland, bijv. voor het zoeken van een woning of het zoeken van scholen;
• kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële documenten, zoals verblijfsvergunningen, visa, rijbewijzen, medische keuringen, vaccinaties, etc.
• dubbele huisvestingskosten (ingeval van huisvestingskosten buiten het land van herkomst, bijv. wegens huisvesting in een hotel);
• kosten van huisvesting in het werkland voorzover deze kosten meer bedragen dan 18% van de totale beloning (exclusief een eventuele bijtelling voor huisvesting);
• reizen en reiskosten naar het land van herkomst voor familiebezoek of gezinshereniging;
• extra kosten voor persoonlijke belastingadviezen en extra kosten vanwege een extra aangifte inkomstenbelasting (in het werkland én in het woonland);
• kosten van taalcursussen;
• extra telefoonkosten (als niet de reguliere telefoonregelingen wordt toegepast);
• extra kosten van schoolgeld.

Al deze kosten kunnen, mits onderbouwd, onbelast worden vergoed aan de betreffende werknemers! Als werkgever en werknemer van mening zijn dat nog andere kosten als extraterritoriale kosten kunnen worden aangemerkt, moeten zij dat aannemelijk maken.
Niet onbelast kunnen worden vergoed de aan- en verkoopkosten van een woning en een eventueel vermogensverlies bij verkoop van de woning. Deze kosten liggen in de privé vermogenssfeer. Evenmin kan een onbelaste vergoeding worden verstrekt voor de kosten van hogere belastingtarieven (tax-equalization).

Naast de extraterritoriale kosten kan de werkgever ook een onbelaste vergoeding verstrekken voor kosten die ook aan een "binnenlandse" werknemer onbelast kunnen worden vergoed. Denk aan de kosten van het woon-werkverkeer, verhuiskosten, de kosten van opslag van meubilair, telefoonkosten etc.

Een onbelaste vergoeding voor extraterritoriale kosten is niet (meer) mogelijk zodra de werknemer emigreert dan wel immigreert.

30% vergoedingsregeling
Voor werknemers die naar Nederland zijn uitgezonden en die voldoen aan de hierna genoemde voorwaarden, geldt een vereenvoudigde regeling voor de vergoeding van extraterritoriale kosten. Deze regeling houdt in dat - zonder dat daar declaraties tegenover staan - 30% van het totale loon in aanmerking kan worden genomen als vergoeding voor extraterritoriale kosten. De 30% vergoeding hoeft geen gevolgen te hebben voor de pensioenopbouw. Naast de 30% vergoeding kan de werkgever ook het volledige schoolgeld voor internationale scholen van de kinderen van de werknemer onbelast vergoeden.

Een naar Nederland uitgezonden werknemer die gebruik wil maken van deze 30%-regeling moet een specifieke deskundigheid bezitten, die niet of schaars op de Nederlandse arbeidsmarkt aanwezig is. Voorts dient aan diverse administratieve vereisten te worden voldaan.
De Belastingdienst geeft op verzoek een beschikking af - mits aan de gestelde vereisten wordt voldaan - waarmee de 30%-vergoedingsregeling kan worden toegepast bij de inhouding en afdracht van loonheffing. Deze beschikking geldt voor een periode van maximaal 10 jaar.
Indien gekozen wordt voor toepassing van de 30%-regeling kan daarnaast géén onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten meer plaatsvinden. Naast de 30%-regeling kan wél een onbelaste vergoeding van schoolgelden worden verstrekt, evenals de reguliere kostenvergoedingen die ook onbelast aan binnenlandse werknemers kunnen worden verstrekt.

Een naar Nederland uitgezonden werknemer die niet in aanmerking komt voor de 30%-regeling - bijv. omdat hij niet over een specifieke deskundigheid beschikt - komt wél in aanmerking voor een onbelaste vergoeding van extraterritoriale kosten.

(Bron: Besluit staatssecretaris van Financiën van 11 februari 2004, nr. CPP2003/641M)