Tips en Adviezen in 2003 t/m 2006

Stel de identiteit van uw werknemers correct vast!

Als werkgever bent u verplicht om de identiteit van een werknemer vast te stellen zodra hij bij u in dienst treedt (en vóór hij daadwerkelijk werkzaamheden gaat verrichten). Financiën is druk doende om te controleren of werkgevers deze verplichting wel correct naleven, zo blijkt uit recente publicaties over het landelijke project identiteitsfraude. Staatssecretaris Wijn van Financiën is "zeer tevreden over de voorlopige resultaten van het project", want zo meldt het persbericht, "inmiddels is al voor meer dan 70 miljoen euro aan naheffingsaanslagen opgelegd." Voorkom dat u ook een extra bijdrage aan de schatkist moet betalen: zorg ervoor dat u de identiteit van uw werknemers tijdig en correct vaststelt!

Voor alle duidelijkheid de spelregels op een rijtje:

1. De verplichting om de identiteit vast te stellen geldt uitsluitend voor werknemers die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking genieten.

2. De identiteit moet worden vastgesteld vóór de werknemer begint met de opgedragen werkzaamheden, aan de hand van een op dat tijdstip geldig en origineel identiteitsbewijs.

3. Als geldig identiteitsbewijs geldt een Nederlands paspoort of identiteitskaart, een gemeentelijke identiteitskaart, een verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV, een paspoort van een land van de Europese Economische Ruimte (EER), een paspoort van een niet EER-land mét een verblijfsvergunning, een vreemdelingen of vluchtelingenpaspoort, een diplomatiek paspoort, een dienstpaspoort of een zogenaamd W-document. U kunt de identiteit derhalve niet vaststellen aan de hand van een rijbewijs.

4. U moet een deugdelijke kopie van het identiteitsbewijs "overzichtelijk en ordelijk" bij uw loonadministratie bewaren (tenzij u toestemming heeft van de Belastingdienst én het UWV om die kopie op een andere plaats te bewaren). Uit de kopie moeten de aard én het nummer van het document blijken. Verder moet de kopie duidelijk leesbaar zijn en de foto daarop herkenbaar. U moet een kopie maken van alle bladzijden van het identiteitsbewijs waarop informatie staat, over de persoonlijkheidkenmerken, de handtekening, stempels en dergelijke. Die kopie moet u bewaren tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd.

5. Reik de werknemer een loonbelastingverklaring uit, zorg dat hij die invult en inlevert, controleer de op die verklaring verstrekte gegevens, administreer die en bewaar de verklaring tezamen met de kopie van het identiteitsbewijs bij uw loonadministratie.

Origineel identiteitsbewijs
Let op: u moet de identiteit vaststellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs, waarvan de geldigheidsduur nog niet is verstreken en waarop een foto van de werknemer staat. Een (kopie van een) kopie is niet voldoende! Indien het door de werknemer aangeleverde identiteitsbewijs in het oog springende afwijkingen of mankementen vertoont, kunt u dat document niet gebruiken ter vaststelling van zijn identiteit. Denk aan beschadigingen, insnijdingen of lijmresten bij of rond de foto of een afstempeling die niet doorloopt over de foto. Overigens rust er op u als werkgever geen vergaande verplichting om te onderzoeken of sprake is van vervalste documenten, zo heeft de Amsterdamse belastingrechter recent beslist.

Altijd identiteit vaststellen
De werkgever moet de identiteit van de werknemer (die loon uit tegenwoordige dienstbetrekking gaat genieten) in alle gevallen vaststellen. Ook al kent de werkgever de werknemer uit en te na. Zelfs een eenpersoons-BV moet de identiteit van haar directeur-enig aandeelhouder correct en tijdig vaststellen.

Loonheffing
Wordt de identiteit van de werknemer niet op de voorgeschreven wijze vastgesteld, of de kopie van het document niet op de voorgeschreven wijze bij de loonadministratie bewaard, dan moet voor de loonheffing het anoniementarief worden toegepast. Voor de werknemersverzekeringen gelden de normale premiepercentages.