Tips en Adviezen in 2003 t/m 2006

Pas op met belastingvrije vergoeding woon-werkverkeer

Per 1 januari 2004 is het woon-werkverkeer - het reizen tussen de woon- en arbeidsplaats - weer volledig als zakelijk reizen aangemerkt. Deze wetswijziging biedt werkgevers en werknemers een nieuwe mogelijkheid tot fiscaal voordelig belonen: een werkgever kan zijn werknemer een belastingvrije vergoeding toekennen van € 0,18 voor alle daadwerkelijk verreden woon-werkkilometers. Die vergoeding kan belastingvrij worden verstrekt, ongeacht de afstand tussen de woon- en arbeidsplaats, en ongeacht het gebruikte vervoermiddel. Een vergoeding van € 0,18 per kilometer komt aanzienlijk hoger uit dan het reiskostenforfait dat in voorgaande jaren belastingvrij kon worden vergoed.

Vrije keuze vergoeding openbaar vervoer
Reist de werknemer van huis naar de zaak (en terug) met het openbaar vervoer, dan geldt een keuzeregime: de werkgever kan dan ofwel de vrije vergoeding van € 0,18 per kilometer verstrekken, ofwel de werknemer de werkelijke kosten van het openbaar vervoer vergoeden. Voor het reizen per taxi, boot of vliegtuig kunnen eveneens de werkelijke kosten worden vergoed.

Oók vergoeding bij weinig of geen kosten
Opmerkelijk is dat de vrije vergoeding van € 0,18 per kilometer woon-werkverkeer ook kan worden verstrekt als de werknemer nauwelijks of geen kosten maakt. Bijvoorbeeld omdat hij per fiets of lopend naar kantoor komt. Of als hij (bijna) gratis met een collega meerijdt naar kantoor.

OV-jaarkaart en vergoeding
De vrije vergoeding van € 0,18 is niet toegestaan " voor vervoer per (door de werkgever) ter beschikking gesteld vervoermiddel". Deze nieuwe bepaling is allesbehalve duidelijk. Dat de vrije vergoeding niet kan worden verstrekt naast een fiets of een auto van de zaak, spreekt voor zich. Maar een combinatie van de vrije vergoeding van € 0,18 met een OV-jaarkaart van de werkgever lijkt goed mogelijk. Bij verstrekking van een OV-jaarkaart kan toch moeilijk worden volgehouden dat de werkgever een vervoermiddel ter beschikking stelt.

Carpoolen
De vrije vergoeding komt ook in gevaar als de werkgever zijn werknemers verplicht om samen naar kantoor te rijden. De Belastingdienst neemt het standpunt in dat bij dergelijke vormen van carpoolen sprake is van " vervoer per (door de werkgever) ter beschikking gesteld vervoermiddel" . Een en ander blijkt uit de Nieuwsbrief van december 2003: " Als u (werkgever) met de chauffeur heeft afgesproken dat hij ook andere werknemers ophaalt, moet hij mogelijk omrijkilometers maken. In dit geval mag u de chauffeur ook voor deze omrijkilometers een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,18 per kilometer. Voor de werknemers die meerijden heeft u (werkgever) vervoer ter beschikking gesteld: u mag die werknemers dus geen onbelaste vergoeding meer geven voor de gecarpoolde kilometers" .

Omstreden
Deze zienswijze van de Belastingdienst is omstreden en spoort absoluut niet met uitlatingen van de staatssecretaris bij het tot stand komen van de regeling. Maar ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen: werkgevers die - mede vanuit milieuoverwegingen - willen stimuleren dat hun werknemers gezamenlijk naar kantoor rijden, moeten met hun bemoeienis niet zover gaan dat sprake is van verplicht carpoolen.

Werkgever en werknemer kunnen het fiscale voordeel van een belastingvrije vergoeding desgewenst delen. De werknemer moet dan in ruil voor de belastingvrije vergoeding een navenant deel van zijn bruto (belastbaar) loon inleveren.