Tips en Adviezen in 2003 t/m 2006

Identiteitscontrole werknemers

Voordat een werknemer voor u gaat werken, bent u verplicht zijn identiteit te controleren. Als u de identiteit niet op de juiste manier heeft vastgesteld, of de gegevens niet op de juiste wijze heeft bewaard, dan bestaat de kans dat u een naheffingsaanslag krijgt opgelegd tegen het (hoge) anoniementarief.

De controle van de identiteit doet u aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. In dit kader voldoet een rijbewijs niet, en heeft u echt een paspoort of identiteitskaart nodig. In uw aanwezigheid moet een kopie van dit identiteitsbewijs worden gemaakt. Deze bewaart u in uw loonadministratie.

Het is raadzaam de volgende checklist van de Belastingdienst te hanteren bij het vaststellen van de identiteit:

• Is er sprake is van een origineel document?
• Is de geldigheidsduur van het document nog niet verstreken?
• Draagt het document de foto van de werknemer?
• Loopt de afdruk van de stempel op de pagina ononderbroken door over de foto?
• Zijn er geen beschadigingen, insnijdingen of lijmresten te zien naast of rond de foto?
• Zijn er geen beschadigingen bij de andere variabele gegevens te zien?
• Komt de handtekening van het identiteitsbewijs overeen met de handtekening op de loonbelastingverklaring en het arbeidscontract?
• Komen de gegevens in het document, zoals lengte, leeftijd, geslacht, kleur ogen en nationaliteit, overeen met de werknemer?
• Kent de werknemer de gegevens in het document, zoals adres, namen van kinderen, plaats en datum van afgifte van het document?
• Is het document duidelijk leesbaar? Een niet duidelijk leesbaar document is ongeldig.
• Is de spelling van plaatsnamen en het gebruik van hoofdletters juist?
• Bevat het document geen eigenhandige bijschrijvingen/veranderingen? Dergelijke aanpassingen maken het document ongeldig als daarbij geen autorisatiestempel is geplaatst.
• Zijn het aantal, de volgorde en de nummering van de bladzijden juist? Zitten de bladzijden niet los, zijn ze niet geplakt en hebben de bladzijden hetzelfde documentnummer?

Tip
Voorkom problemen: wees er alert op dat u de identiteit van uw werknemers op de juiste wijze heeft vastgesteld en de gegevens op de juiste wijze heeft bewaard. Zorg ervoor dat uw werknemers altijd hun identiteitsbewijs bij zich hebben op de werkplek, want dat is verplicht.